محمد یوسفیان 5 فروردین 1400 انگلیسی تجار

آموزش رایگان گام به گام مکاتبات انگلیسی تجاری به همراه مثال

ایمیل یکی از پرکاربردترین روشهای ارتباطی در محیط کار و خارج از محل کار است. به دلیل سرعت و کارآیی آن ، فارغ از نقش و صنعت شغلیتان، از ایمیل در برخی موارد استفاده خواهید کرد. به دلایل مختلف باید توانایی نوشتن ایمیل حرفه ای به زبان انگلیسی را داشته باشید. به عنوان مثال ، ممکن است لازم باشد یک جلسه مهم خارجی را دوباره مرور کنید ، اطلاعات را رد و بدل کنید ، یک به روزرسانی مهم را ارسال کنید یا یک معرفی نامه ارسال کنید.

یک ایمیل پیامی دوستانه ، واضح ، مختصر و عملی برای گیرنده ارائه می کند. یادگیری نحوه نوشتن نامه الکترونیکی متناسب با همه این معیارها می تواند عملی باشد.

برای نوشتن ایمیل های موثر و حرفه ای انگلیسی ، نکات و روش های زیر را در نظر داشته باشید: هدف خود را شناسایی کنید ، مخاطبان خود را در نظر بگیرید ، آن را مختصر نگه دارید ، ایمیل خود را تصحیح کنید ، از ادبیات زبان انگلیسی تجاری مناسب استفاده کنید و به یاد داشته باشید که پیگیری کنید. علاوه بر آموزش زیر می تواند از یک بیزنس کوچ حرفه‌ای برای سهولت و افزایش کیفیت کار خود کمک بگیرید.

شش مرحله برای نوشتن ایمیل های حرفه ای در انگلیسی تجاری

اگر مطمئن نیستید که چگونه ایمیل را شروع کنید ، این پنج مرحله می تواند به شما کمک کند یک پیام حرفه ای تهیه کنید:

مرحله اول: هدف خود را مشخص کنید
قبل از اینکه نامه الکترونیکی بنویسید ، از خود بپرسید که می خواهید گیرنده پس از مطالعه آن چه کاری انجام دهد. هنگامی که هدف ایمیل خود را تعیین کردید ، می توانید اطمینان حاصل کنید که هر آنچه در پیام خود قرار داده اید از این عمل پشتیبانی می کند. به عنوان مثال ، اگر می خواهید گیرنده گزارشی را که پیوست کرده اید مرور کند ، به او بگویید این گزارش چیست ، چرا برای بررسی آن به آنها احتیاج دارید ، چه نوع بازخوردی لازم دارید و چه زمانی این کار را انجام دادید.

مرحله دوم: مخاطبان خود را در نظر بگیرید
هنگام نوشتن پیام ایمیل ، اطمینان حاصل کنید که لحن شما با مخاطبان شما مطابقت دارد. به عنوان مثال ، اگر برای یک مدیر کسب و کار از طریق ایمیل ارسال می کنید که هرگز ملاقات نکرده اید ، ایمیل را صیقل داده و از هرگونه شوخی و کلمات غیررسمی پرهیز کنید. از طرف دیگر ، اگر برای همکاری که با او رابطه خوبی دارید از طریق ایمیل ارسال می کنید ، ممکن است از رویکردی کمتر رسمی و دوستانه استفاده کنید.

مرحله سوم: ایمیل خود را مختصر نگه دارید
مخاطبان شما ممکن است وقت کمی برای خواندن از طریق ایمیل شما داشته باشند ، بنابراین بدون اینکه اطلاعات اصلی را کنار بگذارید ، آن را تا حد ممکن کوتاه کنید. سعی کنید به یکباره به موضوعات زیادی نپردازید زیرا این کار باعث طولانی شدن پیام شما می شود ، خواندن آن را به چالش می کشد و انجام آن را دشوار می کند. هنگام ویرایش ایمیل خود ، هرگونه اطلاعات غیر مرتبط با موضوعی را که به آن اشاره می کنید خارج کنید. با حذف کلمات پرکننده و اطلاعات اضافی از جملات ساده و کوتاه استفاده کنید. با این کار خواندن یادداشت شما کوتاه تر و راحت تر می شود.

مرحله چهارم: ایمیل خود را تصحیح کنید
یک ایمیل بدون خطا نشان دهنده اهتمام و حرفه ای بودن است. قبل از ارسال ایمیل ، وقت بگذارید و از نظر غلط املایی ، دستور زبان یا نحو آن را بررسی کنید. همچنین ، بررسی کنید که پیوستهایی را که ممکن است در پیام خود به آنها اشاره کرده اید ، وارد کرده اید. اگر این یک ایمیل مهم برای ذینفعان ارزشمند است ، می توانید از سرپرست یا یک همکار معتمد بخواهید قبل از ارسال آن را بخواند.

مرحله پنجم: از ادبیات انگلیسی مناسب استفاده کنید
سلام و ادای احترام را رعایت کنید تا دوستانه و مودبانه به نظر برسد. علاوه بر این ، به گیرنده و زمان آنها توجه داشته باشید. به عنوان مثال ، مگر در صورتی که شرایط اضطراری باشد ، از ارسال ایمیل با مخاطب برای درخواست چیزی بعد از ساعت یا زمانی که آنها در مرخصی هستند ، خودداری کنید.

مرحله ششم: به یاد داشته باشید که پیگیری کنید
بیشتر افراد روزانه چندین ایمیل دریافت می کنند ، بنابراین ممکن است پیام شما را از دست بدهند یا فراموش کنند. اگر گیرنده ظرف دو روز کاری پاسخ نداده است ، با یک ایمیل پیگیری دوستانه تماس بگیرید.

قالب و ساختار ایمیل رسمی در انگلیسی تجاری

پنج قالب وجود دارد که باید هنگام قالب بندی ایمیل خود در نظر بگیرید. در اینجا تحلیل هر یک از این موارد آورده شده است:

۱. موضوع ایمیل
یک عبارت کوتاه است که به طور خلاصه دلیل پیام شما یا هدف ارتباط شما را بیان می کند. در هنگام ارسال ایمیل حرفه ای درج موضوع مهم است تا مخاطبان شما دقیقاً بدانند که چه انتظاری دارند و در صورت لزوم بتوانند پیام را به راحتی پیدا کنند. مثلا:

“Follow Up: Product Presentation” “پیگیری: ارائه محصول”

۲. سلام
این اولین خط ایمیل شما است و به طور کلی به عنوان احوال پرسی عمل می کند. مثلا:

“سلام آقای سامسون” “Hi Mr. Samson,”

۳. متن ایمیل
دقیقاً مانند متن نامه ، اینجاست که پیام کامل خود را به اشتراک خواهید گذاشت. مثلا:

“Thank you for attending the new product presentation this afternoon. I’ve attached a video file of the full recording so you can share it with your team. Please let me know if you have any questions.”
“متشکرم که امروز بعد از ظهر در ارائه محصول جدید شرکت کردید. من یک فایل ویدیویی از ضبط کامل را ضمیمه کرده ام تا بتوانید آن را با تیم خود به اشتراک بگذارید. لطفا اگر سوالی دارید به من اطلاع دهید. “

۴. انتهای ایمیل
این آخرین خط ایمیل شما قبل از امضا است و باید پیام شما را جمع بندی کند. این همچنین در مواردی است که می توانید هرگونه درخواست خود را در متن پیام خود تکرار کنید. مثلا:

“I look forward to speaking with you on Wednesday. Thanks again!”
“من مشتاقانه منتظر صحبت با شما در روز چهارشنبه هستم. بازم ممنون! “

۵. امضا
امضا جایی است که شما خود را با نام ، عنوان و سایر اطلاعات مربوط به ارتباطات خود شناسایی کنید. اکثر پلتفرمهای ایمیل به شما امکان می دهند یک امضای ثابت تنظیم کنید که به طور خودکار به پایان هر ایمیل ارسال می شود.

“Sincerely,
Jillian Jones
Senior Software Engineer
ABC Company, Inc.”
“خالصانه،
جیلیان جونز
مهندس ارشد نرم افزار
شرکت ABC “

۳ نمونه ی رایگان ایمیل رسمی انگلیسی تجاری

نمونه ایمیل اول: مخاطب تازه

Subject Line: UX Research Contract Opportunity

Hello Amal,

I hope this message finds you well. I’m reaching out today because I’m managing an application redesign project here at ABC Company and seeking a skilled UX research contractor to help analyze several sets of usability testing data.

This is a three-month project beginning February 1st, and we estimate it will take roughly 15 hours per week. All work can be completed remotely, but you’re welcome to use our workspace.

Please let me know if you’re interested in this project and we can set up some time to discuss the details further. I look forward to hearing from you.

Sincerely,
Alan Goto
User Experience Director
ABC Company, Inc.

نمونه ایمیل دوم: ایمیل به یک گروه

Subject Line: Marketing Meeting Canceled

Hi team,

The marketing strategy meeting scheduled for this afternoon has been canceled.

I apologize for the late notice, but I know everyone will welcome the extra time back in their day. We will reconvene at our regularly scheduled time next Wednesday.

Thanks,

Gretchen Van Buren
Senior Marketing Manager

نمونه ایمیل سوم: ایمیل پیگیری

Subject Line: Re: Availability for Introductory Meeting

Hi Elizabeth,

I just wanted to check back in regarding the date for your meeting with Mr. Al-Jamil. Just let me know whether June 5 or June 6 works better for your schedule.

Thank you!

Adam Moore
Executive Assistant
123 Company

خواه برای اولین بار وارد بازار کار شوید یا فقط به دنبال ارتقا مهارت های ارتباطی خود باشید ، یادگیری نحوه نوشتن یک ایمیل حرفه ای انگلیسی یک مهارت حیاتی است. با استفاده از نکات و مثالهای بالا برای راهنمایی ایمیل های خود ، در کمترین زمان پیام های موثرتری را می نویسید.